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秘书人员需把握“三个环节”做好时间管理

  • 发布日期:2015-12-14 09:15:53     来源:共产党员网

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    无论对于组织还是个人,时间都是最宝贵的资源之一。作为领导的参谋和助手,秘书人员管理时间应科学把握好计划、执行和总结三个环节,用有限的时间进行高效率的工作。

  一、科学安排计划

  分清轻重缓急。要分清各项任务的轻重缓急,协助做好领导的工作计划表。在计划表中,要区分常规工作和应急工作,按任务的重要性、紧急性优先级来协调安排领导的时间。要把日常性工作和临时性事务分开,固定日常性工作的时间。根据服务领导的工作计划,也要做好自己的工作计划,安排好完成各项任务的时间。

  集中办理要事。要掌握和配合好领导的时间节奏,合理有效地安排时间和任务,让领导能够在精力最旺盛的时间段处理最重要、最困难的工作。就自身而言,要把主要时间和精力集中在完成重要和紧急的任务上,不要因为铺天盖地的琐碎小事而贻误了领导交办的大事。

  善用碎片时间。我们每天都有大量的零碎时间,这些时间应充分利用起来,处理比较琐碎的事务,如整理存档文件、分发通知和纪要、沟通各类会议活动安排、回复邮件和传真等。在工作计划中我们也要注意安排预留一些小块的空余时间,便于应对突发的工作任务。

  二、高效贯彻执行

  立说立行立改。接到领导指示和任务时,特别是遇到突发性、临时性事件时,要立说立行、马上就办。对重要工作任务要逐一登记,及时分解细化,抓住关键点,设定工作完成期限,倒推各步骤的时间节点,有序推进落实。

  及时沟通协调。领导部署工作任务时,要迅速准确领会领导意图,对拿不准或容易出错的地方,要和领导确认清楚。对于领导的各项部署,要协助做好后续落实,及时与职能部门沟通,抓好协调、跟进和督办,并及时向领导反馈情况。

  实现同频共振。要从大局和全局出发考虑问题,多从领导的视角来换位思考,多替领导想办法、出思路和提建议,与领导形成“共振”。在服务领导的过程中,逐步把握和契合领导的工作风格,形成适合领导的服务模式。

  三、不断总结提升

  做好工作日志。要做好每天的工作记录,列清第二天的工作安排。详细记录下工作内容、花费时间以及在工作过程中遇到的问题、解决思路和结果。经过长期积累,一定可以提高自己的业务水平和工作效率。要经常回头反思,定期进行工作总结,找出存在的不足,从而改进工作方法,提高时间利用效率。

  不断学习提高。在日常工作中把学习作为一种常态,从书本和实践中学,深化对中央大政方针的理解,深化对各部门工作内容和规律的认识,深化对法律、管理、外语、办公自动化等各领域知识的了解,从而不断提高自身能力和水平,从根本上提升工作效率。

  形成流程规范。要将常态化的例行工作流程化,形成操作规范,减少完成中的不确定性,节约工作时间,提高工作效率,不断提高工作规范化水平。例如将工作计划和日程安排流程、各类文稿起草范式和发文流程、各类重要会议及活动组织筹备流程等汇编成册,并在实践中不断改进优化。

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